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14 conseils pour réussir un événement

14 conseils pour réussir un événement

Dans notre travail, nous sommes parfois appelées à organiser des événements « IRL ». Lorsqu’on retient nos services pour ce genre de travail, nous sommes généralement impliquées en pré, per et post-événement. Que ce soit pour une fête d’enfants, un salon ou une conférence de grande envergure, l’organisation nécessite souvent plus de travail que l’organisation d’un webinaire, mais c’est généralement beaucoup plus amusant!

La planification, la clé du succès!

Voici 14 conseils qui vous permettront de réaliser des événements que tous se souviendront… uniquement pour les bonnes raisons!

  1. Avoir un objectif clair —Votre premier besoin est d’avoir un objectif clair pour l’événement. C’est la seule façon que vous pouvez le vendre avec succès à votre auditoire ainsi qu’aux partenaires et commanditaires potentiels. On remarque rapidement si une activité est bien réfléchie ou non.

  2. Trouver un ou plusieurs partenaires —Un partenaire (ou deux ou trois) peut vous aider à organiser un événement beaucoup plus grand et bien suivi que si vous l’aviez fait tout seul. On choisit des partenaires qui offrent des produits et des services complémentaires aux nôtres plutôt que des concurrents directs.

  3. Embaucher un planificateur d’événements —Le coût d’un planificateur d’événements en vaut la chandelle lorsque vous considérez toutes les petites choses qui doivent être faites pour assurer que votre événement se passe bien. Un planificateur d’événements expérimentés peut réellement vous faire économiser de l’argent en aidant à prévenir les erreurs coûteuses.

  4. Recruter des bénévoles —Une fois que vous connaissez la date de l’événement et que vous avez vendu quelques billets, il est temps de recruter des bénévoles. Les meilleurs bénévoles sont des gens qui manifestent un intérêt pour votre événement, mais qui, pour une raison quelconque, ne peuvent se permettre d’y assister et satisfont vos critères démographiques.

  5. Publiciser partout —En fait, partout où votre public vit, joue, travaille et/ou socialise. Votre marketing doit être dirigé et spécifique afin d’obtenir une bonne réponse. Vous pouvez utiliser un événement sur les médias sociaux, des articles traditionnels en ligne, des articles de blogue et bien plus encore pour promouvoir votre événement. Toutes les personnes impliquées devraient promouvoir l’événement avec ces mêmes méthodes. Envisagez également de faire de la publicité pour votre événement dans le journal local afin d’attirer de nouvelles personnes qui pourraient ne pas vous trouver en ligne.

  6. Bâtir des listes — Durant votre marketing, trouver des moyens de recruter des clients potentiels, car les personnes que vous rejoignez directement par courriel sont plus susceptibles de s’inscrire à votre événement que les personnes qui trouvent vos informations par d’autres moyens. Envisagez de permettre aux partenaires affiliés de publiciser votre événement.

  7. Trouver des commanditaires —Si vous parvenez à recruter un commanditaire majeur pour votre événement, cela le rendra encore plus impressionnant lorsque vous direz « parrainé par l’entreprise xyz » si ce commanditaire est bien connu et approuvé par votre auditoire.

  8. Choisir le bon endroit —Une des décisions les plus importantes que vous prendrez est celle où votre événement se tiendra. Assurez-vous que l’espace est adapté à la taille de votre événement. Vous ne voulez pas que les gens se sentent trop encombrés ou comme s’ils étaient engloutis par le lieu. Vous voulez aussi que le style de l’événement s’adapte au style de votre public qu’ils n’aient pas à s’inquiéter de ce qu’il faut porter et comment se présenter.

  9. Obtenir de l’aide technique — Même si vous êtes formidable avec la technologie, les moniteurs, les ordinateurs, les microphones, etc., vous voulez vraiment que quelqu’un d’autre soit responsable de ces potentiels problèmes. Vous aurez déjà assez de choses à faire.

  10. Faire une pratique générale —Votre discours, l’ordre des discussions, l’utilisation de la technologie et ainsi de suite doivent être répétés sur le site de l’événement, si possible, pour prévoir et régler d’avance tout problème avec l’éclairage, la technologie ou l’accès au podium. Vous aurez l’air vraiment plus professionnel et ceci permettra d’éviter les contretemps et mésaventures.

  11. Tester la technologie —Je vous le répète parce que c’est vraiment important. Vous devriez demander aux conférenciers de vous envoyer une copie de leur présentation avant l’événement de sorte que si quelque chose arrive vous en aurez une copie, ils en auront une copie et en mettront une copie dans le nuage, au cas où. Surtout, ne supposez pas que l’Internet fonctionnera. Ayez des plans B, C, D... Z.

  12. Prévoir des pauses — N’oubliez pas de mettre des pauses réalistes dans votre événement afin que vos participants ne soient pas trop fatigués ou inconfortables. Même les discussions intéressantes peuvent endormir les gens s’ils sont inconfortables, ont faim ou ont besoin d’utiliser les toilettes.

  13. S’assurer que la température est confortable —Un élément très important d’un événement réussi est comment l’environnement est confortable pour les participants. Vous ne voulez pas qu’ils aient trop froid ni trop chaud. Si la température n’est pas idéale, faites-la régler rapidement pour assurer une expérience positive à vos participants.

  14. Servir des aliments sains —Il est tentant de devenir fou et de servir une nourriture lourde qui émerveillera les participants, mais vous voulez vraiment qu’ils se concentrent sur votre message et non les sensations de leur estomac plein. Donnez des options pour différents types de personnes. Vous pouvez interroger ceux qui ont acheté un billet pour vous assurer que le choix de la nourriture convient à la plupart des gens.

Une bonne planification et beaucoup de prévoyance sont la clé. Ils vous assureront le franc succès de votre événement.

BONUS!

Profitez de cet événement pour améliorer les prochains. Passez des évaluations, demander aux participants de laisser des commentaires et des suggestions. Vous serez surpris des idées qui pourraient en ressortir. L’étape du bilan est aussi importante que la préparation. En fait, cette étape est la préparation de votre prochain événement!

Prends donc tes vacances!

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Construisez un empire... pas un autre emploi!

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